Procesní orientace a jak vám procesy mohou pomoci při zvyšování výkonnosti

Při hodnocení úspěšnosti jednotlivých oddělení v rámci organizace nejsou většinou výsledky dávány do souvislosti s výsledky ostatních oddělení.

Reálně však dochází k tomu, že výsledky jednoho oddělení ovlivňují efektivitu oddělení jiného, a to i v negativním slova smyslu. Jako příklad uveďme obvyklé rozpory mezi nákupem a výrobou, kdy jeden hlídá náklady v zásobách a druhý prostoje způsobené výpadkem materiálu nebo vliv širokého spektra nabízených výrobků, který hraje ve prospěch obchodníka, ale snižuje využití výrobního zařízení.

Při procesní orientaci bychom měli věnovat pozornost zejména tomu, jak jsou v rámci procesů jednotlivé vstupy transformovány na výstupy a jak činnosti jednoho oddělení ovlivňují oddělení druhé. Na rozdíl od funkčního přístupu, kdy jsou preferována hlediska funkčních středisek a jednotlivců.

V rámci tohoto pohledu je podnik chápán jako řetězec procesů spojených vykonáváním dané podnikatelské aktivity. Procesní orientaci je třeba chápat jako „nosný princip organizace moderního podniku”. Získání, udržení či zvýšení konkurenční schopnosti může podnik dosáhnout pouze v případě, kdy je schopen se podrobně a detailně podívat na veškeré podnikové procesy a jejich slabá místa. Tento přístup nazýváme procesní orientací.

Procesní orientace vyžaduje určitou ”procesní koncentraci” a používání nástrojů, metod, koncepcí a filozofií, jejichž cílem je optimalizace a přidávání hodnoty v rámci procesního řetězce. 

Koncept procesního řízení je známý už od druhé poloviny 70. let 20. století. Největší popularitu však získal až díky propracované a radikální verzi nesoucí název reengineering.

Optimalizace procesů

V rámci optimalizace procesů můžeme optimalizační programy rozdělit do pěti oblastí:

• racionalizace
• informatika
• motivace
• systémové inženýrství
• technologie

Přičemž se všemi uvedenými oblastmi prolínají koncepce vycházející z klasického průmyslového inženýrství.

Toto rozdělení použijeme také pro představení jednotlivých technik, metod, postupů a nástrojů, pomocí kterých jsou cíle optimalizačních programů realizovány:

• Racionalizace se soustředí na dvě oblasti: standardizaci a zavádění metod kontinuálního zlepšování. Standardizace, která se profilovala na základě poznatků vědeckého řízení, má v organizacích stále své místo. Patří sem analýza a měření práce.
  Práci můžeme analyzovat pomocí studií, pozorováním, na základě videozáznamů a fotografií, dotazníkem, popisnou analýzou nebo kontrolními listy.
  Měření práce je realizováno přímým měřením (stopky), systémy předem určených časů (MTM, MOST a další), statistickými metodami (multimomentkové pozorování) nebo kvalifikovanými odhady. Na základě provedených měření je prováděna objektivizace časových norem.
• V oblasti informatiky se optimalizační aktivity soustředí na navrhování a implementaci bezpapírových informačních toků, pokročilých systémů plánování a správy dat. Vznikají softwarové produkty usilující o zeštíhlení administrativních procesů. Ve větších podnicích využívají výhod plynoucí z možností, které poskytuje simulace procesů, např. pro navrhování dopravních a logistických systémů, plánování výroby, optimální využití výrobního zařízení.
• Motivace pracovníků je podporována pomocí participačních programů, např. soutěže v pracovních dovednostech nebo zapojováním pracovníků do zlepšovatelských aktivit na jejich pracovišti. Důraz je kladen na týmovou spolupráci a otevřenou komunikaci. 
• Do oblasti systémové inženýrství řadíme koncepci simultánního inženýrství, Design FMEA, projektový management, metodu mapování hodnotového toku, důraz na standardizaci už v předvýrobních fázích.
• Technologové vycházejí při propočtech kapacit z poznatků klasického průmyslového inženýrství, ale při navrhování výrobních postupů a pracovišť se mohou opřít také o teorii úzkých míst a koncept štíhlé výroby. Patří sem také automatizace procesů a důraz kladený na zeštíhlování nevýrobních procesů. 

Z výše uvedeného je zřejmé, že optimalizační aktivity již dávno nejsou doménou pouze několika specialistů a manažerů. Moderní podniky vzdělávají v technikách průmyslového inženýrství pracovníky všech oblastí a na všech úrovních, včetně té výkonné.

Tím je dán jasný signál, že za zlepšování procesů jsou odpovědni všichni zaměstnanci. 

Chcete se dozvědět více o procesech, které vám pomohou zvýšit výkonnost? Studujte u nás Interactive Online MBA! Více o programu se dozvíte ZDE.

Autorka: Ing. Lencová Veronika, MBA
Lektorka a spisovatelka zabývající se výkonností firem (Lencovaveronika.cz)