Jak si efektivně plánovat práci

3. 10. 2015
Štítky

Time management, plánování času, správa úkolů - můžeme to nazvat jakkoliv.  Snad každý se s tím v pracovním nebo osobním životě setkal. Efektivní plánování práce a času je věc, se kterou má spousta z nás problém. Všichni máme denně k dispozici stejné množství času a záleží tak jen na našich prioritách, jak ho strávíme. Stává se, že v neděli večer si naplánujeme práci na celý týden, ale v pátek odpoledne zoufáme nad nesplněnými úkoly. Je čas začít efektivně plánovat. A my vám poradíme jak.

Začátkem efektivního plánování je schopnost udělit úkolům priority a umět si úkoly rozplánovat dopředu na celý týden. Zvolte si 4 až 6 položek, které prostě musíte zvládnout, ať už je to dopsání seminární práce v rámci vašeho MBA studia nebo odbavení pracovních e-mailů, a udělte jim nejvyšší prioritu. Začněte přemýšlet a soustřeďte se na to nejdůležitější. Naplánujte si čas tak, abyste se dokázali na to nejdůležitější soustředit na začátku týdne a koncem týdne ubírat na náročnosti.

Začněte svůj den tím nejdůležitějším. Na rčení „první práce a potom zábava“ něco je. Jakmile budete mít splněny ty nejtěžší úkoly daného dne, užijete si více volno. Nezabývejte se tedy nepodstatnými mini úkoly, které odpoutávají vaši pozornost.

Prokrastinace

Prokrastinace je nepříjemná vlastnost. Jde o výraznou tendenci odkládat plnění povinností a úkolů (zejména těch nepříjemných) na pozdější dobu. Může vyústit ve stres, pocit viny a ztrátu produktivity a dokonce představuje riziko pro vaše duševní zdraví.

Proto na prokrastinaci zapomeňte. Jakmile se totiž naučíte pořádku při studiu, bude se vám to hodit i v práci. Například studium MBA je časově náročné na psaní seminárních prací a skládání e-learningových testů. Je proto důležité si naplánovat, kdy a v jakém časovém rozsahu budete seminární práci psát nebo kdy budete absolvovat test a tento plán také dodržet.

Tipy pro efektivní plánování práce

  • Naplánujte si na den pouze 4 až 5 hodin reálné práce. Vždy se najde něco, co vyplní zbývající čas (další práce, zábava, spánek…).
  • Pracujte více, když jste v pohodě, když se vám daří, a odpočívejte, když se vám nedaří.
  • Tzv. multitasking (pracovat na více úkolech současně) vám nepomůže dokončit věci rychleji, spíše naopak.
  • Pokud lze úkol rozdělit na část „přemýšlecí“ a část realizační, tak si jej rozdělte a věnujte se každé části samostatně a naplno.
  • Časově si seskupte podobné druhy práce – např. telefonní hovory, práce s emaily atd.

Nastavte si pro všechny úkoly nějaké deadliny. Dokážete se pak lépe soustředit a být více produktivní.