Váš osobní studijní poradce

O studijním oddělení se mezi studenty LIGS University šíří samé pochvalné zprávy. Je totiž známé tím, že to není jen nějaký úřad, ale o naše studenty se stará s výjimečnou starostlivostí. Zkušenosti našich studentů jsme se rozhodli ověřit, a tak jsme zavítali na studijní oddělení a studijní poradce jsme vyzpovídali. 

Zleva: Lucie, Štěpánka, Lenka

Řekněte mi – v čem spočívá Váš jedinečný přístup ke studentům?

Lucie: Vytvořili jsme systém péče, ve kterém jedna jediná osoba – studijní poradce – působí jako osobní kontakt pro konkrétního studenta.

Jakým způsobem je studentovi přiřazen studijní poradce?

Lenka: Každý studijní poradce má primárně na starosti určité studijní programy a jazykové mutace. Dle těchto kritérií je mu přidělen nový student. Zároveň je však pro nás prioritou, aby se student cítil po celou dobu studia opravdu dobře, a tak nemusí být toto pravidlo striktně dodrženo. Například v situaci, kdy student u nás pokračuje v navazujícím studiu anebo zvolí Dual Degree, a je již na svého předchozího studijního poradce “zvyklý” a je s ním spokojený, může si svého studijního poradce i nadále ponechat.

Jak probíhá proces přidělování studijních poradců?

Lucie: Jakmile uchazeč podepíše smlouvu a vyřídí veškeré formality, je mu přiřazen status studenta a s ním i studijní poradce. Následně studentovi zasíláme uvítací zprávu a naplánujeme vstupní Skype video rozhovor, kde studentovi vysvětlíme, jak funguje systém studia, seznámíme ho se studijními technickými prostředky, jako je LMS, elektronická knihovna, webináře, odpovíme mu na dotazy a případně nastavíme individuální vzdělávací plán. Je pro nás důležité se s každým studentem “potkat” alespoň po Skypu, abychom se vzájemně poznali a navázali s ním osobní spolupráci. Chceme, aby k nám měl důvěru a získal pocit, že se na nás kdykoli může obrátit. S každým studentem se snažíme udržovat pravidelnou komunikaci a vždy mu dáváme najevo, že jsme tu pro něj.

Jak funguje studijní oddělení na LIGS University?

Lenka: Práce Studijního oddělení má široký záběr. V prvé řadě pečuje o studenty, reaguje na jejich dotazy, řeší požadavky týkající se jejich studia, jako je prodloužení, přerušení či ukončení studia, dále fungování studijního systému a spolupráce s lektory. Informujeme studenty o novinkách prostřednictvím studijního systému a řešíme s nimi jejich případné stížnosti. Na studijním oddělení se věnujeme také čerstvým absolventům. Nejprve je informujeme o procesu vystavení a předání diplomu, spolupracujeme s nimi ohledně hodnocení jejich právě ukončeného studia a nabízíme zvýhodněné pokračující studium. Organizujeme ve spolupráci s dalšími odděleními LIGS ceremoniál slavnostního zakončení absolventů.

Co běžně řeší studijní oddělení, s jakými dotazy se nejčastěji setkáváte?

Štěpánka: Naším prvním úkolem je seznámit studenta se studentským systémem a vysvětlit mu, co vše musí v rámci úspěšného studia splnit.

Během studia se na nás pak obrací s různými dotazy – nejčastěji spolu řešíme výběr tématu závěrečné/disertační práce a jak bude probíhat spolupráce s vedoucím/školitelem jejich práce. 

U každého studenta bedlivě sledujeme jeho studijní pokroky, a snažíme se tak předcházet situaci, kdy by student mohl mít pocit, že studium nezvládne. Přesto se někdy stane, že studium nejde studentovi tak hladce, jak si předsevzal. Důvody mohou být různé, ať už pracovní nebo osobní. Pak se studentem připravíme plán prodloužení studia.

A také jsme takovým mostem mezi studentem a tutorem, aby komunikace probíhala bez zádrhelů.

Jakým způsobem komunikujete se studentem? 

Lenka: Přes studijní systém zašleme studentovi uvítací zprávu a následně si s ním domluvíme vstupní Skype. Při něm studentovi upřesníme podrobnosti ke studiu a studijnímu systému a zodpovíme jeho prvotní dotazy. V případě doktorského programu dle oblasti zaměření disertační práce vybíráme i vhodného školitele. V průběhu celého studia sledujeme v daných intervalech progres studenta, nabízíme mu pomoc, domlouváme si Skype konzultace v případě prokrastinace či dlouhodobé neaktivity. Reagujeme také na dotazy studenta ve studijním systému, emailem, případně po telefonu. Před blížícím se koncem studijní licence je student mailem upozorňován na končící studium, aby si mohl zbývající studijní povinnosti časově rozvrhnout, a zároveň ho informujeme o možnostech prodloužení či konzultace se studijním poradcem, pokud ji bude potřebovat. Studijní poradce dále organizačně zajišťuje online obhajoby disertačních prací studentů doktorských programů.  

Jak často jste se studentem v kontaktu?

Lenka: Četnost kontaktu se studentem je hodně individuální, záleží zejména na aktivitě studenta, aktuálně řešené situaci nebo fázi studia, ve které se student nachází. Obecně lze shrnout, že po vstupním Skypu je student kontaktován studijním poradcem v rámci sledování progresu ve studiu ve 2 — 3 měsíčních intervalech.   

Obracejí se na Vás studenti i mimo pracovní dobu?

Štěpánka: Vzhledem k tomu, že máme studenty z více jak 50 různých zemí světa, tudíž i v různých časových zónách, stává se, že nás kontaktují po naší pracovní době.

Na studijním oddělení držíme pravidlo odpovědí do 24 hodin, takže i když nám student napíše v době, kdy nejsme v práci, nejpozději následující pracovní den už má od nás odpověď.

Nechceme studenty zdržovat od studia, a tak se snažíme na jejich dotazy reagovat co nejrychleji.

Jak se studenty tvoříte individuální harmonogram studia?

Lenka: Velká časová flexibilita online studia na LIGS University je opravdu zásadní výhodou tohoto studia, ale vyžaduje od studentů určitou míru disciplíny. Už na začátku studia doporučuji zvláště studentům MBA či MSc, aby si nastavili podrobnější individuální harmonogram plnění jednotlivých studijních povinností ideálně po měsících a snažili se ho dodržovat. V případě zájmu studenta s ním návrh ráda zkonzultuji (upozorním na časové “nereálnosti”, na chybějící aktivity, doporučím nastavit si časovou rezervu atp.) a pomohu mu i plnění harmonogramu hlídat. Připomínám se mu pak po 1–2 měsících, snažím se ho povzbudit, nabídnout pomoc v případě skluzu. Někoho zkrátka kontrola “zvenku” může více motivovat.

Máte na starosti i práci s lektory – co to obnáší?

Štěpánka: S lektory jsme v každodenním kontaktu – nejčastěji proto, že našim studentům potřebujeme přiřadit vhodného školitele disertačních prací. Díky tomu, jak intenzivně s našimi tutory komunikujeme, tím lépe je známe a víme, s jakými tématy se na ně můžeme obrátit. 

Stejně jako studenti se i naši tutoři obracejí na studijní oddělení s různými dotazy, radí se s námi o postupech a konzultují některé speciální případy.

Aby se nestávalo, že tutor je pro studenta nedosažitelný, informují nás o svých pracovních cestách a dovolených, tudíž máme dobrý přehled o tom, kdy jsou k dispozici a kdy ne.

Můžete přiblížit, co znamená Váš Oxford Tutorial Model?

Lucie: Oxford Tutorial Model je model založený na vztahu mezi studentem, lektorem/garantem kurzu a studijním poradcem. Ke každému kurzu je přiřazen lektor, který se studentem pravidelně komunikuje a pomáhá mu s psaním seminární či závěrečné práce. Garantor kurzu je osoba, která má na starosti kvalitu a obsah kurzů. Úkolem studijních poradců je zajistit podporu a pomoc při studiu.

Jak hlídáte, aby lektoři komunikovali včas?

Štěpánka: Chodí nám automatické notifikace k nesplněným úkolům našich tutorů – vrácení práce, nezodpovězená komunikace nebo vyplnění hodnotícího formuláře.

Díky možnosti přihlášení do tutorského či studentského účtu pak můžeme zkontrolovat, zda je tutor opravdu pozadu se svými úkoly a můžeme ho na ně upozornit.

Tutoři většinou na naše upozornění reagují velmi rychle a student má tak během chvíle reakci.

Co když si student, jak se říká, nesedne se svým lektorem? Lze lektora vyměnit?

Štěpánka: Naší hlavní prioritou je to, aby se naši studenti v rámci studia cítili dobře a spokojeně. Pokud tedy dojde k tomu, že student zažádá o výměnu tutora, vždy se žádosti s patřičnou pozorností věnujeme.

Občas se nám stane, že si lektor se studentem zkrátka nesednou – je to třeba proto, že mají jiný pohled na věc a každý si snaží prosadit ten svůj. Předtím, než dojdeme k radikálnímu kroku, jako je výměna tutora, vždy se snažíme najít jiné řešení. Někdy pomůže čistě zásah neutrálního článku (studijního poradce), který mezi oběma zúčastněnými zafunguje jako mediátor.

Pokud ani zásah studijního poradce nepomůže k lepším vztahům mezi lektorem a studentem, poté se přikloníme k druhé možnosti, kterou je výměna lektora – rozhodně studenta nechceme nutit do spolupráce s někým, s kým mu není příjemné pracovat.  

Co vás na práci baví/naplňuje?

Lenka: Baví mě práce s lidmi, i když je někdy velmi náročná. Jsem ráda, když mohu studentům poradit, vyjasnit nedorozumění, zodpovědět dotaz ohledně jejich studijního programu nebo jim pomoci, když se jejich studium zkomplikuje z důvodu nečekané životní či pracovní situace. Mám radost, pokud se mi podaří najít ve spolupráci se studentem přijatelné řešení, které mu přes všechny komplikace umožní studium nakonec úspěšně dokončit a odchází jako spokojený absolvent. Samozřejmě mě osobně zahřeje, pokud od studenta či absolventa zazní nějaká ta pochvala, pak vím, že moje snaha nebyla zbytečná. 

Zúčastnila jste se akreditační návštěvy, jaké jste z ní měla pocity?

Lucie: Za svou existenci LIGS University došla opravdu daleko. Akreditační návštěva na Havaji byla pro mne jedinečným zážitkem. Bylo skvělé mít možnost diskutovat svoje dosavadní zkušenosti s předními odborníky z oboru. Mnozí z nich byli překvapení našim jedinečným přístupem ke studentům. Nevěřili, že je jsme schopni rychle a individuálně řešit veškerou komunikaci, že prakticky všechny studenty známe osobně, pamatujeme si jejich jména. To je něco, na čem nám opravdu záleží a v čem se podle mého názoru lišíme od ostatních online univerzit.

Na čem teď pracujete a co plánujete do budoucna?

Lucie: Momentálně pracujeme na novém studentském systému CANVAS, který bychom rádi spustili během příštího roku. Pravidelně děláme revize studijních program, nyní se to týká doktorských programů. Snažíme se upravit náš Ph.D. a DBA program tak, aby lépe vyhovoval vysokým nárokům zejména v rámci amerického vzdělávání. Protože jsme se studenty takřka v každodenním kontaktu, máme od nich velmi rychlou zpětnou vazbu. Můžeme tak neustále reagovat na jejich individuální potřeby a postřehy. Zároveň jsme schopni naše programy neustále aktualizovat a inovovat.

Je před námi ještě spousta práce, ale jsem si jistá, že jsme na dobré cestě za dalším a dalším úspěchem.

Díky za rozhovor. :)